El diseño de oficinas no siempre es un trabajo sencillo y económico. Y es que al igual que cualquier entorno de trabajo, debe ser funcional y cumplir con una serie de normas o medidas de seguridad para garantizar la productividad y el bienestar de los empleados/as. También es necesario, además, hacer la elección de los mobiliarios adecuados en relación al uso que se les va a dar.
No hay duda, el diseño de oficinas es una actividad que puede requerir una gran inversión. Todo dependerá especialmente del tamaño del entorno, el número de trabajadores/as, las actividades que se pretenden realizar en el lugar, incluso el municipio.
Cada uno de estos factores incide en el coste final, por lo que en este post solo haremos presupuestos orientativos, partiendo de una serie de elementos que resultan clave en el diseño de cualquier entorno laboral.
El diseño de oficinas debe responder a necesidades específicas
El diseño de oficinas debe responder a una serie de necesidades prácticas. En primer lugar, es indispensable considerar la actividad que se desarrollará en el espacio de trabajo. Porque, el diseño de una oficina administrativa suele ser muy diferente al de una oficina sin atención al público.
También resulta necesario evaluar si es más funcional desarrollar un espacio abierto o, crear varios puestos de trabajos individuales. Por otro lado, se debe prestar especial atención a las zonas comunes, las cuales tienen que ser acogedoras y versátiles (como en el caso de una sala de reuniones), para satisfacer las necesidades de grupos de personas relativamente numerosos.
No podemos olvidarnos del espacio destinado a la relajación que, debe estar insonorizado, con la finalidad de evitar que el trabajo no se vea perturbado por los ruidos producidos por quienes no están en descanso. El coste final del diseño de oficinas, sin embargo, se rige por estos elementos principales:
- Tipo de Oficina
- Instalaciones que requiramos
- Superficie del local
- Municipio
- Alquiler del local, depósitos, fianzas y comisiones
- Estado previo del local (porque es posible que requiera más obras o reforma, incluso esté en buen estado).
El valor de amueblar una oficina
Quienes se estén preparando para adquirir muebles con el propósito de introducir y preparar sus espacios de trabajo, además de la calidad, un elemento importante es el precio.
Evidentemente hay que tener en cuenta que la compra de mobiliario representa una inversión, sin dejar nunca de lado el aspecto alusivo a la calidad de los materiales y el producto en general. Sobre todo porque estos aspectos determinan la duración de los muebles. Es decir, que no deterioren rápidamente y no haya necesidad de reemplazarlos o repararlos por un periodo de al menos 10 años.
Pero ¿cuánto cuesta amueblar una oficina? El 80% de los costes totales de una empresa se relacionan con los costes de personal. En cambio, alrededor del 1% de los costes se referirá al mobiliario.
Es bastante sencillo comprender la ventaja económica que puede derivarse de una elección que optimice las actividades de los propios empleados/as. Porque, ello se traducirá también en una mejor productividad y optimización del desempeño de los trabajadores/as.
Presupuesto orientativo
Básicamente, los costes de apertura para el diseño de oficinas rondan los 3.500€+IVA, en espacios de unos 100 m2, englobando los siguientes conceptos:
- Proyecto Técnico: 400€
- Licencias Municipales: 300€
- Reforma Local: 800€
- Instalaciones: 500€
- Mobiliario: 600€
- Gastos Varios: 900€
En definitiva, el total del coste para montar una oficina o un despacho de 100 m2 puede ser de 3.500€. El presupuesto final, sin embargo, puede variar según las modificaciones que se requieran, la cantidad de trabajo y el tipo de oficina (con Atención al Público o sin Atención al Público).
Gastos aproximados según cada concepto
Hablar de presupuestos alusivos a diseño de oficinas implica analizar los conceptos mencionados en el apartado anterior. Porque los gastos pueden llegar a dispararse en función de ciertas características. A continuación lo explicamos:
Proyecto Técnico
Se trata de una actividad inofensiva que, solo demanda la adquisición de un plano del lugar con su distribución y superficies, incluyendo una memoria descriptiva firmada por un técnico. De manera que el coste en este campo no es muy alto, solo se limita a unos 400 euros.
Licencias Municipales
Los conceptos que se tienen serán las Tasas e Impuestos municipales por la Licencia de Actividad. Generalmente, ascienden a unos 300 euros, pero el coste dependerá del Ayuntamiento.
De hecho, en el Ayuntamiento de Sevilla y Valencia las tasas no representan ningún coste (0 euros), sin embargo, existen otros en los que los Impuestos y Tasas llegan hasta los 1.000 euros o más. De manera que se recomienda consultar cada municipio para no llevarse sorpresas desagradables.
Reforma Local
La reforma local es uno de los factores que pueden hacer que el presupuesto total se eleve considerablemente. Una elección acertada del local puede representar un bajo coste, por supuesto, dependerá de su estado. Buscar uno que se encuentre bien acondicionado resultará favorable para el bolsillo.
Veamos los costes diferentes o posibles, de acuerdos a los tipos de oficinas:
- Para oficina o despacho sin atención al público: La obra mínima puede suponer unos 800 euros.
- Para oficina o despacho con atención al público: Incluir una obra en la zona de manipulación de alimentos, supone un gasto adicional que podría arribar a unos 1.500 euros.
Instalaciones
En general, las instalaciones de equipos no son muy difíciles y suelen resumirse en climatización, ventilación (si el local es muy profundo) y telecomunicaciones. Partiendo de espacios laborales en los que solo se requiera colocar una de estas tres instalaciones en el área de venta, el coste será de unos 500 euros.
Hay que tener en cuenta que no se están considerando las instalaciones de fontanería y electricidad, o que no se deban modificar. Por el contrario, el presupuesto se disparará.
Mobiliario
Para el área de trabajo o atención es posible que se necesiten archivadores, estanterías, mesas y sillas, incluso, algún elemento ornamental. Ello podría representar un gasto aproximado de 600 euros.
Conviene destacar que al propietario/a puede mostrar interés en realizar una decoración en concreta, de manera que el coste se ampliará en estos casos.
Gastos Varios
Existen, por supuesto, otros gastos a considerar que son prácticamente obligatorias para cualquiera empresa que se precie, como:
- Comisión por alquiler
- Depósitos y Fianzas en alquileres
- Gastos de Asesoría y Altas Autónomos…
- Publicidad y Catelería
Todos estos gastos pueden suponer una inversión de unos 900 euros.
Conclusiones
Actualmente, el mercado relacionado con el sector de diseño de oficinas ofrece muchas soluciones innovadoras, capaces de contribuir a mejorar la funcionalidad de los espacios de trabajo.
Desde Zig-Zag ofrecemos soluciones que podéis decidir adoptar, dependiendo de las necesidades técnicas y personales de vuestra empresa. Como es lógico, existen algunos elementos imprescindibles para confeccionar un entorno laboral completamente funcional, seguro y que promueva la productividad de los empleados/as.
Nuestro equipo tendrá en cuenta cada uno de estos detalles en aras de que consigáis los mejores resultados posibles, con un presupuesto que se ajuste a vuestro bolsillo.